Auftragsklärung im Prozess der Lernvideoproduktion

27. März 2018 - Lernvideos, Alle Kategorien, Content

Auftragsklärung im Prozess der Lernvideoproduktion

Autoren:
Chris Hollweg
Expertenteam-LuB-Mitglied Stefanie Neubauer, NÜRNBERGER Versicherungsgruppe
Wolfgang Roth, BWV Bildungsverband
Expertenteam-LuB-Mitglied Jürgen Wentzel, Allianz Deutschland AG

Stell Dir vor Du wärst Experte oder Expertin für Lernmedienproduktion in Deinem Unternehmen. Vielleicht bist Du es ja auch. Deine Chefin begegnet Dir im Aufzug und sagt „Wir sollten mal einen Film zum Thema Digitalisierung machen.“ Wenn Du jetzt antwortest „Da haben Sie Recht, schönen Tag noch!“, dann ist sicherlich korrekt, aber trotzdem die falsche Antwort. Jede Lernvideoproduktion ist ein Projekt. Und das Erlebnis im Aufzug war der Auftakt dazu – die Projektidee, die Vision. Außerdem hat Dich Deine Chefin dabei für die Projektleitung auserkoren, falls Du das nicht bemerkt haben solltest. 

Der Idealtypische Prozess der Lernvideoerstellung

Ein Lernvideo-Projekt durchläuft in der Regel folgende Phasen

  • Idee, Vision
  • Auftragsklärung
  • Grundlegende Entscheidungen auf Basis der Auftragsklärung
  • Kick-Off
  • Drehbucherstellung
  • Drehvorbereitungen/Produktionsvorbereitungen
  • Dreh/Produktion
  • Postproduktion
  • Distribution
  • Marketing und Controlling

Wir gehen im Lauf der nächsten Monate auf einzelne Schritte dieses Prozesses näher ein und geben Dir dazu Hilfsmittel an die Hand. In diesem Artikel befassen wir uns mit einem der wichtigsten Schritte in dieser Kette.

Die Auftragsklärung

Dieser Schritt ist erforderlich, damit Du und Deine Auftraggeberin die gleiche Vorstellung vom Ergebnis bekommen (Du hättest in unserem Aufzugbeispiel gleich um einen Termin bitten sollen). Er sorgt dafür dass Du alle notwendigen Beteiligten an Bord holst und bewahrt Euch beide vor groben Fehlern. Berate sie bei diesem Treffen! Sie macht aus gutem Grund das Video nicht selbst, sondern hat Dich dafür ausgesucht. Kläre vorab und beim Gespräch folgende Fragen:

Wer ist konkret der/die Auftraggeber/in?

Nein, das ist keine dumme Frage. Nicht immer kommen Auftraggeber selbst auf Dich zu. Versuche das Auftragsklärungsgespräch mit ihnen direkt zu führen. Momentan kennen nur sie die Vision des Projekts genau.

Kläre die Zielsetzung des Auftrags.

Handelt es sich wirklich um ein reines Lernvideo oder sind Aspekte eines Werbevideos mit der Zielsetzung verknüpft? Diese Frage hat unter Umständen extreme Auswirkungen auf die notwendigen Projektteilnehmer, das Budget und die Projektdauer. 

Welche(s) Lernziel(e) soll(en) mit dem Video erreicht werden?

Hier ist Deine Beratungskompetenz gefragt. Vereinbare realistische Lernziele, die mit diesem Format auch erreichbar sind!

Wer ist die Zielgruppe des Videos? Gibt es mehrere verschiedene Zielgruppen?

Je klarer die Vorstellung der Zielgruppe ist, desto besser lässt sie sich mit dem Video ansprechen und umso besser lässt sich das anvisierte Lernziel erreichen. Nimm Dir die Marketing-Weisheit „Wer jeden ansprechen will, spricht unter Umständen niemanden an“ zu Herzen und empfehle Deinen Auftraggebern in diesem Fall die Produktion mehrerer evtl. auch kleinerer Lernvideos.

Kläre den Einsatzort des Videos. 

Das Video muss irgendwo laufen, stimmt´s? Viele machen sich drüber erst am Ende des Projekts Gedanken. Das ist ein schwerer Fehler, denn es hat technische Implikationen, wenn das Video in einem Lernmanagement-System, in einem Intranet, auf einer Homepage oder auf YouTube angeboten werden soll. Es hat zudem inhaltliche Auswirkungen, wenn das Lernvideo zum Beispiel als Teil eines Blended-Learning-Szenarios oder in sozialen Netzwerken eingesetzt wird.

Wie lange soll das Video im Einsatz sein? 

Die Antwort auf diese Frage kann sich auf den Inhalt auswirken. Ein Lernvideo, das nur zwei Monate im Einsatz sein soll, kann Bezug auf aktuelle Ereignisse nehmen. Bei einem Video, das mehrere Jahre genutzt wird, verbieten sich zum Beispiel Vergleiche der „heutigen“ Twitter-Nutzer-Zahlen mit denen von vor 5 Jahren.

Sind Aktualisierungen einzuplanen?

Um es deutlich zu sagen: Eine Aktualisierung ist ein neues Projekt. Wenn bereits jetzt feststeht, dass es Aktualisierungen geben wird, kannst Du Schritte einplanen, um diese Folgeprojekte zu erleichtern. Einzelne Sequenzen einer Schauspieler-Szene mit zeitlichem Abstand neu zu drehen und reinzuschneiden, ist meistens zum Scheitern verurteilt. Körpergewicht, Frisuren und Hautschattierungen ändern sich und auch die Sprechweise kann merkliche Unterschiede aufweisen. Hier sind andere kreative Lösungen gefragt und können an aktualisierungsanfälligen Stellen eingeplant werden. Geeignet sind zum Beispiel Charts, die von einer Moderatorin aus dem Off erklärt werden. Ihre Erklärungen sollten übrigens bei der Aktualisierung komplett neu aufgezeichnet werden.

Wie hoch ist das zur Verfügung stehende Budget?

Du kalkulierst das Projekt im Nachgang mit den Informationen aus dem Auftragsklärungsgespräch. Dennoch wirst Du es bereits beim Auftragsklärungsgespräch erkennen, wenn die Vorstellungen der Auftraggeberin das Budget bei weitem übersteigen würden. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt dies zu artikulieren.

Wieviel Zeit steht zur Verfügung?

Jedes Projekt bewegt sich im Rahmen des „magischen“ Dreiecks von Ressourcen, Zeit und Qualität. Ist die Zeit zu kurz bemessen und nicht verlängerbar, muss man die Ressourcen erhöhen oder die Anforderungen senken. Bei einem jetzt schon absehbaren Problem ist auch genau jetzt der Zeitpunkt es anzusprechen.

Gibt es zum jetzigen Zeitpunkt bereits Meilensteine für das Projekt?

So etwas kommt vor. Der Betriebsrat tagt nur in größeren Abständen und muss die Betaversion freigeben, der Vorstandsvorsitzende soll im Video auftreten und hat dafür bereits einen bestimmten Termin geblockt u.v.m.

Welche Schnittstellen sind zu berücksichtigen?

Sind der Betriebsrat oder andere Mitbestimmungsgremien einzubeziehen? Eine Fachabteilung, Marketing, Unternehmenskommunikation oder das Management? Überlege genau und frage nach! Versäumnisse können Deinen Zeitplan gefährden.

Ist die Aufgabenverteilung geklärt? 

Welche Rolle übernimmt die Auftraggeberin im Erstellungsprozess, zum Beispiel als Schauspielerin, Fachexpertin oder bei der Qualitätssicherung? Wer nimmt das Endprodukt ab?

Gibt es weitere Rahmenbedingungen, die zu berücksichtigen sind?

Hier geht es um Einflussfaktoren, die möglicherweise zu diesem Zeitpunkt nur der Auftraggeberin bekannt sind. 

Welche konkreten Erwartungen hat die Auftraggeberin an das Ergebnis?

Versuche herauszufinden, welches Bild sie vom Endergebnis im Kopf hat. Vielleicht kann sie ein Beispiel benennen anhand dessen Ihr das Projekt gemeinsam konkretisieren könnt.

Wann ist das Videoprojekt erfolgreich?

Kläre, welche (messbaren) Kriterien das Projekt aus Sicht der Auftraggeberin erfolgreich machen und halte das Ergebnis schriftlich fest. Das wird Dir am Ende den Abnahmeprozess erleichtern.

Deine Checkliste für die Auftragsklärung

Druck Dir diese Checkliste aus und nutze sie beim nächsten Auftragsklärungsgespräch für eine Lernvideoproduktion. Wir sind natürlich sehr an Deinen Erfahrungen damit und an Verbesserungsvorschlägen interessiert, am besten hier in den Kommentaren zum Beitrag. Viel Erfolg bei Deinen Videoproduktionen!

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